¿EN LA CONTABILIDAD COMERCIAL CUALES SON LOS LIBROS OBLIGATORIOS Y EN QUE NORMA ESTÁN ESTABLECIDOS?
Antes de responder esta pregunta es necesario conocer la definición de libro de contabilidad, la cual corresponde a “los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registrada son la fuente para su elaboración”[1]
Aunque el código de comercio vigente establece en el numeral 2 del artículo 19 como obligación "Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad" y en su numeral 7 del artículo 28 señala que los libros a los que hace referencia el artículo anterior son "los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y junta de socios, así como los de juntas directivas de sociedades comerciales". Sin embargo en ningún momento se está indicando cuales son exactamente los libros de contabilidad.
El código de comercio que rigió hasta el año de 1971 establecía explícitamente que los comerciantes tenían la obligación de llevar a lo menos 4 libros de contabilidad y correspondencia; el libro diario, el libro mayor o de cuentas corrientes, el libro de inventarios y balances y el libro copiador de cartas. Sin embargo en la legislación actual no existe ninguna norma donde indique el número y la clase de libros que debe llevar las sociedades comerciales, pues como lo menciona el Concejo Técnico de la Contaduría Pública;
El nuevo Código de Comercio no indica los libros necesarios que deben llevar los comerciantes, como sí lo establecía el anterior, sino que dejó a una nueva ley los libros obligatorios, ley que hasta la fecha no se ha expedido y por consiguiente, por costumbre mercantil se han venido utilizando como esenciales los libros que establecía el anterior código de comercio como obligatorios[2]
Por lo tanto, en el presente los comerciantes deben llevar los libros que consideren necesarios para realizar el registro de sus transacciones, de conformidad a lo establecido en el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 y los artículos 50, 52 y 53 del código de comercio;
Artículo 125. Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios (…)
ARTÍCULO 50.
ARTÍCULO 52.
ARTÍCULO 53.
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
El Concejo de Estado “consideró así que de la obligación de registrar en orden cronológico las operaciones (artículo 53 del Código de Comercio), se deduce la necesidad del libro diario; de la obligación de utilizar el sistema de la partida doble (art. 50), se deduce la necesidad de llevar el mayor y del deber de hacer inventarios inicial y periódicos, así como de un balance general (art. 52), surge la de llevar al que se conoce como libro de inventarios y balances”.
De lo anterior podemos decir, que necesariamente, mas no obligatorio, se debe utilizar los llamados libros Diario, Mayor y Balances e Inventarios y Balances. Ya que en estos se puede registrar de manera cronológica, individual o por resúmenes globales no superiores a un mes las operaciones realizadas por los comerciantes.
Las siguientes definiciones sobre los principales libros de contabilidad es la que nos muestra el Concejo Técnico de la Contaduría Pública en la orientación profesional número 5;
LIBRO DIARIO: Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.
LIBRO MAYOR Y BALANCES: Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.
¿QUÉ DIFERENCIAS HAY ENTRE LIBROS DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE COMERCIO?
Aunque los libros de contabilidad están contenidos en los libros de comercio, es decir, que no todo libro de comercio es un libro de contabilidad, pero todo libro de contabilidad es un libro de comercio, podemos identificar las siguientes diferencias:
[1] COLOMBIA. CONCEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PÚBLICA. Orientación profesional No. 5 Libros. (En línea). Bogotá D.C.: 2008. Disponibilidad en internet y acceso dirección URL:< http://bit.ly/basvrt>. [Consulta:21-08-2010]
[2] COLOMBIA. CONCEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PÚBLICA. Libro de cuenta y razón, Concepto de Junio 9 de 1993. (En línea). Bogotá D.C.: 1993. Disponibilidad en internet y acceso dirección URL:< http://bit.ly/9IhSSQ>. [Consulta:21-08-2010]
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